С какой проблемой столкнулся клиент
Когда компания начала работать стабильно (набрав определенный объем и постоянно увеличивая его), то рутинные процессы стали забирать много времени у сотрудников. Необходимо было тратить силы на постоянное информирование клиентов и контроль каждой перевозки.
Понимая, что так не должно быть, что нет автоматизации постоянно повторяющихся процессов, мы начали искать решение. Изучив внимательно рынок, мы на первых порах обратились в компанию СТМ, которая предоставила нам API для слежения по ЖД. Данный способ облегчил страдания, по крайней мере одному сотруднику, который ранее ежедневно вносил в ручном режиме сведения по каждой перевозке в таблице Excel и одной кнопкой отравлял цифры в остатке км клиенту. Однако это решение постоянно давало сбой, так как алгоритмы вечно "не дружили друг с другом".
После работы в таком режиме в течение двух месяцев мы поняли, что так не может больше продолжаться.
Начальные данные
Выполнив аудит процессов клиента, были определены основные проблемы заказчика:- ведение учета грузоперевозок в Excel. Менеджеры по каждой новой сделке вносили в общий файл Excel, где содержалась информация о номере сделки, характере груза, названии клиента, дате подхода, выходе, статусе груза и тп.
- работа в отдельных программах для ведения бухгалтерского учета. Компания имеет 4 юридических лица. Для каждого юридического лица велся раздельный учет в "облачной" 1С:Бухгалтерии.
- большое число рутинных операций. Так как информация о грузоперевозках велась в Excel, то бухгалтерская документация так же изначально создавалась в Excel-формате. После чего она вручную переносилась менеджером в программу 1С.
- долгая передача информации о статусе грузоперевозки. Менеджерам компании приходилось самостоятельно проверять информацию об изменении статуса грузоперевозки, размещении груза, местоположении контейнера в пути по ЖД, остатке до пункта назначения, о поданной Декларации на товары (далее ДТ) или выпущенной. Подача ДТ осуществляется через софт СТМ. После изменения статусов таможенного оформления (Подача, Выпуск, взвешивание груза, МИДК) декларант в ручном режиме уведомлял всех сотрудников в группе WhatsApp. Далее ответственный менеджер уведомлял клиента в мессенджере WhatsApp и сообщал об изменении статуса грузоперевозки.
- неравномерная загруженность сотрудников.
Как проходил процесс
1 ЭТАП. Подбор программ
После анализа бизнес-процессов компании заказчика, мы поняли, что "облачный" вариант работы не покрывал все нужды компании. Поэтому заказчику было предложено перейти с 1С:Фреш на локальную 1С с приобретением следующих программных продуктов:
- 1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ. Комплект на 5 пользователей;
- 1С:Предприятие 8 ПРОФ. Клиентская лицензия на 5 рабочих мест — 2 комплекта.
2 ЭТАП. Создание единой информационной системы
Так как заказчик уже вел некоторый учет в 1С:Фреш, в первую очередь при переходе на локальную версию 1С были объединены 4 "облачные" программы в одну локальную и перенесены остатки на начало года. После настройки типовой программы 1С был установлен модуль "Бухгалтерия экспедитора 8".
Далее был произведен переход учета грузоперевозок из Excel в 1С. За основу табличной части списка грузоперевозок были взяты используемые табличные шаблоны Excel.
Далее был произведен переход учета грузоперевозок из Excel в 1С. За основу табличной части списка грузоперевозок были взяты используемые табличные шаблоны Excel.
Переход учета грузоперевозок от Excel в 1С
3 ЭТАП. Получить все то, что можно получить автоматически
Начали принимать API:
- оператор сервиса VesselFinder.com. Получение информации о бронировании места на судне и номера контейнера/коносамента. Получение по IMO судна дату его выхода и реальное местоположение судна с контейнерами, и планируемая дата подхода в порт прибытия.
Получение информации от оператора сервиса VesselFinder.com
- морские порты. Размещение груза по факту прибытия в порт и его убытие.
- ЖД операторы. Погрузка контейнера на платформу и начало движения с остатком пути. Ежедневно в 1С обновляются изменения на пути следования и станции пройденной.
Получение информации о движении грузоперевозки от ЖД оператора
- автоперевозчики. На завершающем плече перевозки берутся статусы о постановке контейнера на авто, данные о водителе, данные о доставке и сдаче пустого контейнера в сток.
- оператор СТМ. Получение и хранение всей истории по ДТ.
Получение и хранение всей истории по ДТ от оператора СТМ
4 ЭТАП. Автоматизировать необходимые рассылки и уведомления
При изменении информации о статусе грузоперевозок, которая получается с помощью регламентированных заданий через API, сообщение с актуальной информацией автоматически отправляется из 1С в Telegram клиенту с помощью ботов. Для ботов было создано несколько сценариев:
Для сотрудников
4.1 Настройка Telegram-бота
При изменении информации о статусе грузоперевозок, которая получается с помощью регламентированных заданий через API, сообщение с актуальной информацией автоматически отправляется из 1С в Telegram клиенту с помощью ботов. Для ботов было создано несколько сценариев:
- по ДТ. Отправляется, когда в 1С заказчик получает информацию о смене статуса ДТ на "выпущена".
- по WH. Отправляется, когда в 1С отображается информация, что у всех контейнеров грузоперевозки заполнен параметр "выгрузка".
- по Alta. Отправляется, когда в 1С заказчик получает информацию, о заполнении параметра "дата размещения грузоперевозки".
- по RailScan. Отправляется сообщение об отправке контейнера, когда в 1С отображается информация о дате начала пути.
Пример автоматической отправки информации заказчику из 1С
4.2 Автоматическое уведомление бухгалтерии о необходимости оправки документов клиенту
При изменении параметра (статус грузоперевозки) в состоянии грузоперевозки через API или вручную, ответственному бухгалтеру отправляется на электронную почту письмо с уведомлением согласно следующим сценариям:
- выставление счета за ФРАХТ. Отправляется, когда в 1С появляется информация о смене статуса грузоперевозки на "судно в пути". Отправляется, когда условия поставки FOB (цена на борту судна) или EXW (цена с завода).
- выставление счета за ДТ. Отправляется, когда в 1С появляется информация о смене статуса ДТ на "выпущена".
- выставление счета за таможенное оформление. Отправляется, когда в 1С появляется информация о дате выпуска ДТ.
- выставление счета за внутрироссийскую перевозку. Отправляется, когда в 1С появляется информация о дате отгрузки с терминала.
- выставление счета за терминальные расходы по грузу. Отправляется, когда в 1С появляется информация о дате отгрузки с терминала (текущая дата + 5 дней).
- проверка выставления счетов по данному грузу. Отправляется, когда в 1С появляется информация о дате завершения перевозки.
Для клиентов
Благодаря тому, что большинство информации получается и хранится в системе, появилась возможность реализовать уведомления клиентам в автоматическом режиме. На данный момент реализованы следующие сценарии уведомления:
- ежедневное уведомление о движущихся грузах по ЖД;
- уведомление при подаче и выпуске груза по ДТ;
- уведомление о размещении груза в порту;
- уведомление клиента при автодоставке (срок, машина, водитель и т.д.).
Пример автоматической отправки письма клиенту из 1С
5 ЭТАП. Автоматизация специализированных регламентированных отчетов
После перехода из Excel в 1С, в системе появились данные для заполнения специализированной отчетности для транспортных компаний "Реестр по НДС: Приложение 08".
Заполнение данного вида отчетности не предусмотрено типовой системой, поэтому были реализованы дополнительные механизмы.
Заполнение данного вида отчетности не предусмотрено типовой системой, поэтому были реализованы дополнительные механизмы.
Настройка и автозаполнение специализированного регламентированного отчета
6 ЭТАП. Формирование управленческих отчетов для развития компании
- Анализ заказов клиентов и "отвалов". Был реализован отчет, который показывает динамику заказов клиентов. Основная цель отчета отследить тех клиентов, которые перестали заказывать услуги, и произвести дальнейшую работу с этими клиентами (выяснить причину и т.д.).
Анализ заказов клиентов и "отвалов"
- Анализ загруженности менеджеров и автоматическое распределение новых заказов (сделок). При каждой созданной перевозке система анализирует, у какого менеджера наименьшая нагрузка (наименьшее количество перевозок в работе) в данный момент и ставит его ответственным автоматически, тем самым справедливо распределяя нагрузку и расчет по KPI.
7 ЭТАП. Автоматизация функции постановки контейнера на слежение
Был разработан механизм для автоматической постановки контейнера на слежение из карточки грузоперевозки.
Автоматическая постановка контейнера на слежение из карточки грузоперевозки
Результаты автоматизации
- увеличение объема грузоперевозок;
- структуризация компании (уход от нескольких независимых систем)
- высвобождение десятков часов сотрудников, связанных с информированием пользователей о состоянии и получении информаций слежения;
- убрали 90% "спам-звонков" клиентов с вопросами о состоянии перевозок;
- получили сильное конкурентное преимущество в отрасли.
- исключить двойной ввод информации;
- бухгалтеру уйти от заполнения отчета, а только проверять его;
- увеличить скорость сдачи отчетности в разы.
В тандеме с компанией "Джинн" мы сделали полезный проект, который упростил жизнь всем.
Теперь все детали по перевозке заполняются автоматически, насколько это возможно на каждом этапе. После чего передаются клиенту на контрольных точках, а также информируют ответственных лиц о необходимости выполнить дальнейшее действие, например, сдать контейнер на ЖД или подать ДТ в таможенный орган.
