Компания «Кронион»

Основой целью обращения заказчика к нам стала проблема в области автоматизации учёта грузоперевозок. Изначально компания работала в «облаке», где велся лишь бухгалтерский учет. Работа, связанная непосредственно с грузоперевозками, велась в Excel.

Выполнив аудит процессов клиента, были определены основные проблемы заказчика:

• ведение учета грузоперевозок в Excel. Менеджеры по каждой новой сделке вносили в общий файл Excel, где содержалась информация о номере сделки, характере груза, названии клиента, дате подхода, выходе, статусе груза и тп.
• работа в отдельных программах для ведения бухгалтерского учета. Компания имеет 4 юридических лица. Для каждого юридического лица велся раздельный учет в «облачной» 1С:Бухгалтерии.
• большое число рутинных операций. Так как информация о грузоперевозках велась в Excel, то бухгалтерская документация так же изначально создавалась в Excel-формате. После чего она вручную переносилась менеджером в программу 1С.
• долгая передача информации о статусе грузоперевозки. Менеджерам компании приходилось самостоятельно проверять информацию об изменении статуса грузоперевозки, размещении груза, местоположении контейнера в пути по ЖД, остатке до пункта назначения, о поданной Декларации на товары (далее ДТ) или выпущенной. Подача ДТ осуществляется через софт СТМ. После изменения статусов таможенного оформления (Подача, Выпуск, взвешивание груза, МИДК) декларант в ручном режиме уведомлял всех сотрудников в группе WhatsApp. Далее ответственный менеджер уведомлял клиента в мессенджере WhatsApp и сообщал об изменении статуса грузоперевозки.
• неравномерная загруженность сотрудников.

Что сделано и как это работает

Работа по автоматизации была проведена в 6 этапов.

1. Подбор программ

После анализа бизнес-процессов компании заказчика, мы поняли, что «облачный» вариант работы не мог покрыть все нужды компании. Поэтому заказчику было предложено перейти с 1С:Фреш на локальную 1С с приобретением следующих программных продуктов:

• 1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ. Комплект на 5 пользователей;
• 1С:Предприятие 8 ПРОФ. Клиентская лицензия на 5 рабочих мест — 2 комплекта.

Также заказчику было рекомендовано приобрести программу «Бухгалтерия экспедитора 8», которая является дополнительным модулем для «1С:Бухгалтерия 8» и расширяет ее функциональные возможности.

2. Создание единой информационной системы

Запуск типового функционала «1С:Бухгалтерия 8» и установка дополнительного модуля «Бухгалтерия экспедитора 8»

Так как заказчик уже вел некоторый учет в 1С:Фреш, в первую очередь при переходе на локальную версию 1С были объединены 4 «облачных» программы в одну локальную и перенесены остатки на начало года.

После настройки типовой программы 1С был установлен модуль «Бухгалтерия экспедитора 8». Данный модуль позволил расширить возможности «1С:Бухгалтерия 8» в части отражения операций по оказанию услуг по договорам перевозки, транспортной экспедиции и таможенному оформлению грузов.

Был произведен переход учета грузоперевозок из Excel в 1С. За основу табличной части списка грузоперевозок были взяты используемые табличные шаблоны Excel.

3. Получить все то, что можно получить автоматически

Интеграция с сервисами предоставления информации (API)

Начали принимать API:

• оператор сервиса VesselFinder.com Получение информации о бронировании места на судне и номера контейнера/коносамента. Получение по IMO судна дату его выхода и реальное местоположение судна с контейнерами, и планируемая дата подхода в порт прибытия.
• морские порты. Размещение груза по факту прибытия в порт и его убытие.
• ЖД операторы. Погрузка контейнера на платформу и начало движения с остатком пути. Ежедневно в 1С обновляются изменения на пути следования и станции пройденной.

При этом грузоперевозка, состоящая из нескольких контейнеров, содержит информацию по каждому контейнеру в отдельности.

• автоперевозчики. На завершающем плече перевозки берутся статусы о постановке контейнера на авто, данные о водителе, данные о доставке и сдаче пустого контейнера в сток.
• оператор СТМ. Получение и хранение всей истории по ДТ.

4. Автоматизировать необходимые рассылки и уведомления

Для сотрудников

Изначально заказчик имел общую группу в WhatsApp, где менеджеры вручную размещали информацию клиентам о состоянии грузоперевозки. В ходе автоматизации было принято решение заменить WhatsApp на Telegram с использованием чат-ботов.

При изменении информации о статусе грузоперевозок, которая получается с помощью регламентированных заданий через API, сообщение с актуальной информацией автоматически отправляется из 1С в Telegram клиенту с помощью ботов. Для ботов было создано несколько сценариев:

• по ДТ. Отправляется, когда в 1С заказчик получает информацию о смене статуса ДТ на «выпущена».
• по WH. Отправляется, когда в 1С отображается информация, что у всех контейнеров грузоперевозки заполнен параметр «выгрузка».
• по Alta. Отправляется, когда в 1С заказчик получает информацию, о заполнении параметра «дата размещения грузоперевозки».
• по RailScan. Отправляется сообщение об отправке контейнера, когда в 1С отображается информация о дате начала пути.

А также отправляется сообщение о прибытии контейнера, когда в 1С отображается информация о дате прибытия.

При изменении параметра (статус грузоперевозки) в состоянии грузоперевозки через API или вручную, ответственному бухгалтеру отправляется на электронную почту письмо с уведомлением согласно следующим сценариям:

• выставление счета за ФРАХТ. Отправляется, когда в 1С появляется информация о смене статуса грузоперевозки на «судно в пути».
• Отправляется, когда условия поставки FOB (цена на борту судна) или EXW (цена с завода).
• выставление счета за ДТ. Отправляется, когда в 1С появляется информация о смене статуса ДТ на «выпущена».
• выставление счета за таможенное оформление. Отправляется, когда в 1С появляется информация о дате выпуска ДТ.
• выставление счета за внутрироссийскую перевозку. Отправляется, когда в 1С появляется информация о дате отгрузки с терминала.
• выставление счета за терминальные расходы по грузу. Отправляется, когда в 1С появляется информация о дате отгрузки с терминала (текущая дата + 5 дней).
• проверка выставления счетов по данному грузу. Отправляется, когда в 1С появляется информация о дате завершения перевозки.

Для клиентов

Благодаря тому, что большинство информации получается и хранится в системе, появилась возможность реализовать уведомления клиентам в автоматическом режиме. На данный момент реализованы следующие сценарии уведомления:

• ежедневное уведомление о движущихся грузах по ЖД;
• уведомление при подаче и выпуске груза по ДТ;
• уведомление о размещении груза в порту;
• уведомление клиента при автодоставке (срок, машина, водитель и т.д.).

5. Автоматизация специализированных регламентированных отчетов

После перехода из Excel в 1С, в системе появились данные для заполнения специализированной отчетности для транспортных компаний «Реестр по НДС: Приложение 08».

Заполнение данного вида отчетности не предусмотрено типовой системой, поэтому были реализованы механизмы заполнения данной отчетности. Данный механизм позволил:

• исключить двойной ввод информации;
• бухгалтеру уйти от заполнения отчета, а только проверять его;
• увеличить скорость сдачи отчетности в разы.

6. Формирование управленческих отчетов для развития компании

Был реализован отчет, который показывает динамику заказов клиентов. Основная цель отчета отследить тех клиентов, которые перестали заказывать услуги, и произвести дальнейшую работу с этими клиентами (выяснить причину и т.д.).

При каждой созданной перевозке система анализирует, у какого менеджера наименьшая нагрузка (наименьшее количество перевозок в работе) в данный момент и ставит его ответственным автоматически, тем самым справедливо распределяя нагрузку и расчет по KPI.

7. Прочие автоматизированные функции

Автоматическая постановка контейнера на слежение из карточки грузоперевозки

Результаты автоматизации

• увеличение объема грузоперевозок;
• структуризация компании (уход от нескольких независимых систем)
• высвобождение десятков часов сотрудников, связанных с информированием пользователей о состоянии и получении информаций слежения;
• убрали 90% «спам-звонков» клиентов с вопросами о состоянии перевозок;
• сильное конкурентное преимущество в отрасли.